Transferência contábil
Trocar de contador nos EUA sem perder histórico nem prazo do IRS
A AVROS assume a contabilidade da sua empresa americana, corrige o que veio errado e deixa impostos, registro estadual e relatórios em dia, com explicação em português.
Hora de trocar
Quando é hora de trocar de contador nos EUA?
Quando o empresário não consegue saber, com os relatórios que recebe, quanto a empresa lucrou no mês e quanto vai pagar de imposto no ano. Carta do IRS sem explicação, prazo descoberto em cima da hora e resposta em inglês técnico são sinais do mesmo problema.
Boa parte das empresas que chegam à AVROS foi aberta por plataforma on-line ou por um contador que atende o mercado americano e trata o sócio brasileiro como mais um cliente local. Muita plataforma de abertura de LLC entrega o registro e some; a contabilidade fica numa planilha, o Form 5472 não é entregue e o sócio só descobre quando chega a primeira notificação.O IRS exige que a empresa mantenha registros capazes de sustentar cada número declarado, como explica a página de recordkeeping do IRS, e esses registros são a base de qualquer defesa numa auditoria. Quem mora no Brasil e opera nos EUA sofre um risco a mais, que a AVROS resume numa frase antiga: o problema de muitos empresários é não saber o que não sabem.A troca de contador é o momento de descobrir, com calma e antes do fisco, o que ficou para trás.
Em resumo
Como funciona a troca de contador com a AVROS?
- Diagnóstico antes de tudo — a AVROS analisa o histórico contábil, as declarações entregues e o registro estadual antes de assumir.
- Correção do que veio errado — plano de contas refeito, aportes e empréstimos de sócio reclassificados, depreciação e Section 179 revisadas.
- Sem perder prazo — se a troca cai perto de 15 de março ou 15 de abril, a AVROS protege o prazo com o Form 7004 antes de refazer números.
- Pacote completo — endereço na Flórida, correspondente oficial (Registered Agent), tributos em dia e contabilidade online.
- Treinamento incluído — sua equipe aprende a enviar documentos e a ler os relatórios, em português.
Os 10 sinais
Como identificar contabilidade mal feita?
Alguns sinais aparecem no primeiro relatório. A lista abaixo é a que a equipe da AVROS usa na revisão de todo histórico que recebe, e ela serve para o próprio empresário conferir o trabalho que vem recebendo.
O custo de cada sinal
Cada item da lista tem consequência em dinheiro. O aporte lançado como empréstimo, ou o empréstimo lançado como capital, muda o que o sócio pode retirar sem imposto e o que precisa aparecer no Form 5472 da LLC de dono estrangeiro. A despesa pessoal paga pela empresa vira distribuição disfarçada e pode ser glosada numa fiscalização.A máquina lançada como despesa comum perde o tratamento de depreciação, e com o One Big Beautiful Bill Act, sancionado em 4 de julho de 2025, isso ficou mais caro, porque bens adquiridos depois de 19 de janeiro de 2025 podem ter 100% do valor deduzido no ano da compra quando classificados corretamente.O plano de contas em ordem alfabética parece detalhe, mas impede comparar um mês com outro e esconde onde o dinheiro está indo. E os formulários 1099 que não foram emitidos geram multa por prestador. Por isso a AVROS começa pela revisão do histórico: assumir uma contabilidade sem olhar para trás significa herdar os erros e assinar embaixo deles no próximo tax return.
- Dados mantidos em planilha (Excel), em vez de software de contabilidade.
- No plano de contas, as contas estão em ordem alfabética, e não agrupadas em categorias.
- Gastos pessoais de sócios lançados como despesas da empresa, e vice-versa.
- Declarações de impostos (1120, 1065) erradas, atrasadas ou ignoradas.
- Depreciação de ativos fixos mal feita ou ignorada.
- Custo de ativos lançado como despesa (e vice-versa); Section 179 ignorada.
- Empréstimo de sócio à empresa lançado como capital.
- Contas contábeis sem numeração com critério definido e preciso.
- Aportes de capital lançados como empréstimos.
- Formulários 1099 e 1096 não emitidos.
Escopo da transferência
O que a AVROS faz quando assume a sua contabilidade?
A transferência cobre a contabilidade, os impostos e a parte corporativa da empresa, porque as três se contaminam quando uma delas está errada. Este é o escopo original que a AVROS oferece a quem já tem empresa nos EUA:
- Analisamos o histórico contábil — lançamentos, conciliações bancárias e declarações dos últimos exercícios.
- Acertamos o plano de contas — numerado, em categorias e adaptado ao modelo de negócio.
- Validamos o registro estadual — situação no estado, annual report, nome do responsável e endereço registrado.
- Implementamos "boas práticas" — rotina de envio de documentos, separação entre contas pessoais e da empresa, fechamento mensal.
- Treinamos seu pessoal — como parte do serviço.
- Endereço na Flórida — para registros, bancos e correspondência.
- Correspondente oficial (Registered Agent) — quem recebe citações e avisos oficiais do estado em nome da empresa.
- Tributos em dia — federais, estaduais e locais, com calendário de prazos.
- Contabilidade online — visibilidade em tempo real da movimentação e dos relatórios.
- Explicamos em português — cada relatório e cada declaração, antes de assinar.
Passo a passo
Como funciona a migração, passo a passo?
A troca segue uma ordem fixa, para que nenhum prazo fique descoberto enquanto os números são refeitos. O contador anterior não precisa ser consultado para a empresa começar; os documentos da própria empresa bastam para o diagnóstico.
Consulta Inicial
Reunião por vídeo, em português, para entender a empresa, os sócios e o que já foi entregue ao IRS e ao estado.
Coleta de documentos
Articles of Organization ou Incorporation, Operating Agreement, carta do EIN, declarações anteriores, extratos bancários e acesso ao sistema contábil em uso.
Consulta ao IRS e ao estado
Com a autorização do cliente (Form 8821 ou Form 2848), a AVROS consulta o histórico da empresa no IRS e a situação no registro estadual.
Revisão e reclassificação
Os lançamentos passam pelo plano de contas novo, e os erros da lista acima são corrigidos.
Troca formal
Mudança do Registered Agent e do endereço no estado e, quando necessário, atualização do responsável ou do endereço no IRS (Form 8822-B).
Primeiro fechamento com a AVROS
Relatórios do mês, calendário de impostos e treinamento da equipe do cliente.
Prazo e momento certo
Quanto tempo leva e qual é o melhor momento para trocar?
O prazo depende de quantos meses precisam ser reconstituídos. Com o histórico em ordem, a empresa entra na rotina da AVROS no ciclo de fechamento seguinte; com meses ou anos atrasados, o prazo é informado no diagnóstico, antes de qualquer contratação.
O melhor momento para trocar de contador é logo depois da entrega das declarações anuais, entre maio e setembro, porque a AVROS assume o exercício seguinte desde o primeiro mês e ainda tem tempo de revisar o anterior. Só que a maioria das pessoas decide trocar no pior momento, em fevereiro ou março, quando percebe que o contador atual não vai entregar a declaração a tempo.Nesse caso a ordem das tarefas muda. Primeiro a AVROS protege o prazo: entrega o Form 7004, que prorroga por seis meses a declaração da empresa, inclusive o 1120 pro forma que acompanha o Form 5472, conforme as instruções do Form 5472 do IRS. Depois refaz os números com calma.A prorrogação vale para a entrega, não para o pagamento, então o imposto estimado ainda precisa ser recolhido na data original. Quando o prazo já passou, o caso deixa de ser só troca e passa pela regularização da empresa.
- Maio a setembroo melhor momento para trocar, depois das declarações anuais
- 6 mesesde prorrogação da entrega com o Form 7004
A língua do sócio e a do IRS
Por que empresários brasileiros transferem a contabilidade para a AVROS?
Porque a AVROS fala a língua do sócio e a do IRS. A chefia tem mais de 40 anos de EUA, mais de 1.000 projetos executados e trabalha a partir de um escritório físico (não virtual) em Kissimmee, na Grande Orlando.
A AVROS não publica nomes de clientes e não vende serviços desnecessários: se o diagnóstico mostrar que a contabilidade atual está correta, o empresário ouve isso. Para entender o serviço mensal completo que vem depois da troca, veja a página de contabilidade nos EUA.
O trabalho é feito por pessoal próprio, sem terceirização.
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Onboarding e revisão
Frank Gucky conduz o onboarding de novos clientes, a revisão de históricos contábeis e o treinamento.
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Compliance
O Dr. Armando Martinez responde pelo compliance tributário e corporativo.
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Lado brasileiro
A Dra. Claudia Vasconcelos, com CRC-SP e OAB-SP, cuida do que a empresa americana gera do lado brasileiro.
Perguntas frequentes
O que o empresário pergunta antes de trocar de contador
Aviso ao contador atual, troca no meio do ano, Form 5472 atrasado, histórico antigo, Registered Agent e BOI: as respostas curtas estão aqui. O caso da sua empresa, a AVROS mostra na Consulta Inicial.
Falar com um especialistaPreciso avisar meu contador atual antes de trocar?
É recomendável encerrar o contrato de forma cordial e pedir os arquivos da empresa, mas o diagnóstico pode começar antes disso. Os documentos pertencem à empresa: Articles, Operating Agreement, carta do EIN, declarações entregues e extratos. Com a autorização do cliente, a AVROS também consulta diretamente no IRS o que foi entregue e o que está pendente.
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. A AVROS assume a partir do mês da troca e revisa os meses anteriores do exercício, para que a declaração anual seja feita com números coerentes. O momento mais tranquilo é entre maio e setembro, depois das declarações anuais, mas a troca é possível em qualquer mês, inclusive perto do prazo, com o Form 7004.
O contador anterior não entregou o Form 5472. E agora?
A ausência do Form 5472 pode gerar multa de US$ 25.000 por formulário e por ano. O primeiro passo é levantar quais anos ficaram sem entrega e quais transações precisam ser reportadas. A AVROS prepara as declarações em atraso e trata o caso pela regularização, com a documentação que sustenta o pedido de afastamento da multa quando os fatos permitem.
Vou perder o histórico do sistema contábil antigo?
Não. A AVROS importa ou reconstitui o histórico no sistema contábil da empresa, reclassificado no plano de contas novo, e guarda os arquivos digitais com redundância. Quando o sistema antigo era uma planilha, os lançamentos são refeitos a partir dos extratos bancários, que são a fonte mais confiável para reconstruir o período.
A troca inclui mudar o Registered Agent e o endereço da empresa?
Inclui, quando o cliente quer. A AVROS oferece o endereço na Flórida e atua como correspondente oficial (Registered Agent), a pessoa ou empresa que recebe citações e avisos do estado. A mudança é registrada no estado de constituição e, quando o endereço também muda no IRS, é informada pelo Form 8822-B.
Minha LLC ainda precisa entregar a declaração BOI à FinCEN?
Não. A regra final da FinCEN publicada em 14 de agosto de 2026 eliminou a declaração BOI para empresas americanas, inclusive LLC de dono brasileiro. A obrigação continua só para entidade estrangeira registrada para operar nos EUA. Se o contador anterior cobrava por esse item, ele sai do escopo na transferência.
Consulta Inicial
Você sabe o que o seu contador entregou ao IRS no ano passado, e o que deixou de entregar?
Na Consulta Inicial, a AVROS revisa o histórico da sua empresa e mostra o que precisa ser corrigido antes de assumir.