Escrituração mensal
Bookkeeping para empresas de brasileiros nos EUA, mês a mês
Toda declaração ao IRS é só o resumo de um ano de lançamentos. Se eles estão errados, a declaração também está. A AVROS, em Kissimmee, na Grande Orlando, faz o bookkeeping mensal com conciliação e explica os números em português.
A base de tudo
O que é bookkeeping?
Bookkeeping é a escrituração: o registro e a classificação de cada entrada e saída de dinheiro da empresa, com o documento que a comprova, num plano de contas organizado. É a camada de baixo da contabilidade. Os relatórios, os impostos e a declaração anual são construídos em cima dela.
Nos EUA, separa-se o bookkeeping, que registra, do accounting, que analisa e fecha, e da preparação de impostos, que transforma os números em declaração. Na empresa pequena, as três coisas costumam ficar com o mesmo escritório, e é bom que fiquem, porque o erro de uma passa para as outras.O IRS não exige um sistema específico, mas exige registros capazes de sustentar cada número declarado, como explica a página de recordkeeping do IRS. Extrato bancário sozinho não basta: a despesa precisa da nota, a receita precisa da fatura, e o aporte do sócio precisa ser registrado como aporte.Quando o bookkeeping é feito no fim do ano, na correria, ninguém lembra o que era cada transferência.
Em resumo
Como deve ser o bookkeeping da empresa?
- Mensal — lançamentos classificados e conciliados todo mês, não só em março.
- Com documento — cada lançamento ligado à nota, à fatura ou ao contrato que o comprova.
- Plano de contas numerado — contas agrupadas por natureza, e não em ordem alfabética.
- Conta da empresa separada — gasto pessoal fora da conta empresarial.
- Registros guardados — em geral 3 anos depois da declaração, e 4 anos para a folha, segundo o IRS.
Rotina mensal
Como funciona a rotina mensal de bookkeeping?
A rotina se repete todo mês na mesma ordem, para que o fechamento seja comparável ao do mês anterior. Na AVROS, ela começa no primeiro dia útil e termina com o relatório explicado ao cliente em português.
Importação bancária
Os extratos de banco e cartão entram no sistema contábil pela conexão online.
Classificação
Cada lançamento vai para a conta certa do plano de contas, com o documento anexado.
Conciliação
O saldo contábil é conferido contra o extrato de cada conta, centavo por centavo.
Pendências
O que não tem documento ou explicação volta ao cliente numa lista curta.
Fechamento
Resultado do mês, balanço e fluxo de caixa saem do sistema.
Explicação
O cliente recebe os relatórios e uma leitura em português do que mudou.
Caixa ou competência
Qual regime usar: caixa ou competência?
No regime de caixa, a receita entra quando o dinheiro chega e a despesa quando sai. No de competência, as duas entram quando acontecem, mesmo que o pagamento venha depois. A escolha afeta o lucro do ano e precisa ser coerente com o que a empresa declara ao IRS.
A maioria das empresas pequenas de serviço usa o regime de caixa, que é mais simples e mostra o dinheiro que de fato entrou. A empresa com estoque ou com vendas a prazo relevantes costuma precisar da competência para que o resultado do mês faça sentido, e algumas estruturas maiores são obrigadas a ela pelas regras do IRS.O que não pode é misturar os dois sem critério: uma parte das receitas por caixa e outra por competência produz um lucro que não existe. A troca de regime depois de escolhido também tem procedimento próprio no IRS, e por isso a decisão vem no início.Na prática, mesmo quem declara por caixa ganha em acompanhar o que tem a receber e a pagar. É por isso que o fechamento da AVROS mostra as duas visões quando o negócio pede, e o estudo de fluxo de caixa usa a projeção dos dois lados.
Guarda dos registros
Por quanto tempo a empresa guarda os registros nos EUA?
O IRS liga o prazo de guarda ao prazo que ele tem para revisar a declaração. A regra geral é de 3 anos a partir da entrega, mas há prazos maiores, e o banco ou o seguro podem pedir ainda mais tempo.
Os prazos abaixo são os da página do IRS How long should I keep records, consultada em 5 de novembro de 2026. Na AVROS, os arquivos digitais ficam guardados com redundância durante todo o período em que o cliente está conosco.
- 3 anos: regra geral, contados da entrega da declaração.
- 4 anos: registros de folha de pagamento, depois do vencimento ou do pagamento do imposto.
- 6 anos: quando a receita omitida passa de 25% da receita declarada.
- 7 anos: quando a empresa declara perda com título sem valor ou dívida incobrável.
- Sem limite: quando a declaração não foi entregue ou foi fraudulenta.
Como trabalhamos
Como a AVROS faz o bookkeeping da sua empresa?
Com equipe própria, sistema contábil online conectado ao banco e plano de contas desenhado para o seu negócio. O bookkeeping entra no pacote de contabilidade mensal, junto com o fechamento, os impostos e a declaração anual.
Quando a empresa chega com a escrituração atrasada ou numa planilha, começamos reconstituindo o período a partir dos extratos, que são a fonte mais confiável, e reclassificando no plano de contas novo. Só depois assumimos a rotina mensal, para não herdar erro.A equipe trabalha a partir do escritório físico em Kissimmee e treina o pessoal do cliente para enviar documentos do jeito certo, o que reduz pendências a cada mês. Para o serviço completo, veja contabilidade nos EUA para brasileiros. Se o histórico veio de outro contador, leia trocar de contador nos EUA. E a declaração que o bookkeeping sustenta está em declaração anual de LLC.
Perguntas frequentes
O que se pergunta sobre bookkeeping nos EUA
Sistema, regime, guarda e custo. O diagnóstico da sua escrituração sai na Consulta Inicial.
Falar com um especialistaQual a diferença entre bookkeeping e contabilidade?
O bookkeeping registra e classifica os lançamentos do dia a dia. A contabilidade analisa, fecha os períodos e prepara os relatórios e as declarações. As duas dependem uma da outra, e na empresa pequena costumam ficar com o mesmo escritório para que o erro de uma não passe para a outra.
Posso fazer o bookkeeping da LLC numa planilha?
Pode, mas é o caminho mais comum para erro. A planilha não concilia com o banco, não guarda o documento junto do lançamento e não separa bem aporte, empréstimo e receita. Um sistema contábil online conectado ao banco resolve isso e facilita a declaração anual.
Minha LLC não teve movimento. Preciso de bookkeeping?
Precisa de pouco, mas precisa. Mesmo sem venda, há aporte do sócio, taxa do estado, Registered Agent e despesas bancárias, e a LLC de sócio único estrangeiro informa essas transações ao IRS no Form 5472. Sem registro, não há como preencher o formulário certo.
Por quanto tempo guardo os documentos da empresa?
Em regra, 3 anos depois da entrega da declaração; 4 anos para a folha de pagamento; 6 ou 7 anos em casos específicos, segundo o IRS. Sem declaração entregue, o prazo não começa a contar. A AVROS guarda os arquivos digitais dos clientes com redundância.
A AVROS faz bookkeeping para empresas fora de Kissimmee?
Faz. O trabalho é feito a partir do escritório físico de Kissimmee para empresas em todos os 50 estados, com documentos enviados por sistema e reuniões por vídeo, em português.
Consulta Inicial
Os lançamentos da sua empresa estão numa planilha, num aplicativo ou em lugar nenhum?
Na Consulta Inicial, a AVROS olha a escrituração atual e mostra o que precisa ser refeito antes da próxima declaração.