Folha de pagamento
Folha de pagamento e payroll nos EUA para empresas de brasileiros
Contratar nos EUA traz retenções no salário, impostos do empregador e formulários trimestrais e anuais. Errar a folha gera multa por funcionário. A AVROS, em Kissimmee, na Grande Orlando, monta o payroll com as regras de 2026.
O que é payroll
O que é payroll nos EUA?
Payroll é a folha de pagamento americana: o cálculo do salário, a retenção dos impostos do empregado, o pagamento dos impostos do empregador e a entrega dos formulários ao IRS e ao estado. A empresa é responsável por reter e repassar, mesmo quando terceiriza o cálculo.
Para o brasileiro, a lógica lembra a folha com INSS e IRRF retidos na fonte, mas as peças são outras. O empregado preenche o Form W-4, que diz quanto de imposto de renda federal reter. A empresa retém também a parte do empregado na Social Security e no Medicare, paga a parte dela e recolhe o imposto federal de desemprego.No estado, a Flórida não tem imposto de renda de pessoa física, então não há retenção estadual de renda, mas cobra o reemployment tax, o seguro-desemprego estadual, do empregador. Antes de tudo isso vem a verificação de que a pessoa pode trabalhar nos EUA, no Form I-9.
Em resumo
O que a empresa paga e retém na folha?
- Imposto de renda federal — retido do empregado conforme o Form W-4.
- Social Security e Medicare — 6,2% e 1,45% do empregado, e a mesma parte do empregador; a Social Security vai até US$ 184.500 de salário em 2026.
- FUTA — 6% sobre os primeiros US$ 7.000 por empregado, com crédito de até 5,4% para quem paga o imposto estadual em dia.
- Flórida — reemployment tax de 2,7% para o empregador novo, sobre os primeiros US$ 7.000 por empregado.
- Formulários — Form 941 a cada trimestre, Form 940 no ano e W-2 de cada empregado até 31 de janeiro.
Custo do empregado
Quanto custa um funcionário nos EUA além do salário?
Além do salário, o empregador paga 7,65% de Social Security e Medicare, o FUTA líquido de 0,6% quando o crédito estadual é integral e o imposto estadual de desemprego. Seguro de acidente de trabalho e benefícios oferecidos entram na conta conforme o estado e a política da empresa.
Os números vêm de fontes oficiais consultadas em 5 de novembro de 2026. A Social Security Administration fixou em US$ 184.500 o teto de salário sujeito à Social Security em 2026; acima dele, só o Medicare continua. O IRS explica no Topic 759 que o FUTA é de 6% sobre os primeiros US$ 7.000 pagos a cada empregado no ano, com crédito de até 5,4% para quem paga o imposto estadual em dia, o que deixa a alíquota líquida em 0,6%.Na Flórida, o Florida Department of Revenue aplica 2,7% ao empregador novo, sobre os primeiros US$ 7.000 por empregado, pelos primeiros trimestres, e depois recalcula a taxa pelo histórico da empresa.Na construção, o seguro de acidente de trabalho é obrigatório a partir de um empregado na Flórida, e nos outros setores a partir de quatro, segundo a Divisão de Workers' Compensation do estado.
Calendário do empregador
Quais formulários o empregador entrega e quando?
A folha tem calendário próprio, separado do imposto de renda da empresa. O depósito dos impostos retidos segue a periodicidade que o IRS define para cada empresa, e os formulários de conferência vêm a cada trimestre e no fim do ano.
A periodicidade dos depósitos, mensal ou semanal, depende do volume de impostos da empresa no período de referência. Conferimos isso no primeiro mês da folha, porque o depósito atrasado gera multa mesmo quando o formulário é entregue no prazo.
- Form W-4: preenchido pelo empregado na contratação, define a retenção federal.
- Form I-9: verificação da autorização de trabalho, guardado pela empresa.
- Form 941: declaração trimestral das retenções e da Social Security e do Medicare.
- Form 940: declaração anual do FUTA, até 31 de janeiro do ano seguinte.
- Forms W-2 e W-3: rendimentos de cada empregado, entregues até 31 de janeiro.
- RT-6: relatório trimestral do reemployment tax ao Florida Department of Revenue.
Empregado ou prestador
Como saber se a pessoa é empregada ou prestadora de serviço?
Não é o contrato que decide, e sim a relação. Quem controla como, quando e onde o trabalho é feito costuma ser empregador. Tratar como prestador quem é empregado gera imposto, multa e juros sobre a folha que não foi feita.
O prestador de serviço independente recebe sem retenção, entrega o Form W-9 à empresa e, no fim do ano, recebe o Form 1099-NEC. É a figura certa para quem tem o próprio negócio, atende outros clientes e decide como faz o trabalho.O erro mais comum nas empresas de brasileiros é usar o 1099 para quem trabalha em horário fixo, com ferramentas da empresa e sob supervisão direta, porque parece mais barato. O IRS e o estado olham a realidade do trabalho, e a reclassificação traz de volta todos os impostos da folha.Para o brasileiro que vai trabalhar na própria empresa americana, há também a questão da previdência. O acordo de previdência entre Brasil e EUA, em vigor desde 1º de outubro de 2018, segundo a Social Security Administration, evita a contribuição dupla em casos de deslocamento temporário, com certificado emitido antes da viagem.
Como trabalhamos
Como a AVROS cuida do payroll da sua empresa?
Registramos a empresa como empregadora no IRS e no estado, configuramos a folha, conferimos cada pagamento e entregamos os formulários trimestrais e anuais. A folha entra na contabilidade mensal, para que o custo de pessoal apareça certo no resultado.
Trabalhamos com equipe própria, em português, a partir do escritório físico de Kissimmee. Antes da primeira contratação, mostramos ao cliente o custo total do empregado com as regras de 2026, a diferença entre empregar e contratar prestador e o calendário do empregador.A folha conversa com o resto da contabilidade e com o imposto da empresa. Para o serviço mensal completo, veja contabilidade nos EUA para brasileiros. Para os impostos federais, estaduais e locais da empresa, leia impostos nos EUA. E, se a empresa ainda vai ser aberta, a folha entra no plano de abrir empresa nos EUA.
Perguntas frequentes
O que se pergunta antes de contratar nos EUA
Custo, retenção, prestador e previdência. O desenho da folha da sua empresa sai na Consulta Inicial.
Falar com um especialistaQuanto o empregador paga de Social Security e Medicare em 2026?
O empregador paga 6,2% de Social Security sobre o salário até US$ 184.500 e 1,45% de Medicare sem teto, e retém a mesma parte do empregado. Os valores são da Social Security Administration e do IRS para 2026.
A Flórida retém imposto de renda estadual no salário?
Não. A Flórida não tem imposto de renda de pessoa física, então não há retenção estadual de renda na folha. O empregador paga o reemployment tax, de 2,7% para a empresa nova, sobre os primeiros US$ 7.000 de cada empregado, segundo o Florida Department of Revenue.
Posso contratar como 1099 para economizar?
Só se a pessoa for de fato prestadora independente. Quem trabalha sob controle da empresa, em horário e com ferramentas dela, é empregado para o IRS e para o estado. A reclassificação traz impostos, multa e juros. A AVROS ajuda a classificar cada caso.
Sou sócio da LLC e trabalho nela. Preciso estar na folha?
Depende da estrutura. O sócio de LLC tributada como partnership ou desconsiderada, em regra, não é empregado da própria empresa; o sócio que trabalha numa corporation, em regra, recebe salário pela folha. A residência fiscal e o visto também pesam.
A AVROS faz a folha de empresas fora de Kissimmee?
Faz. A AVROS atende empresas em todos os 50 estados, a partir do escritório de Kissimmee, e cada estado tem o próprio imposto de desemprego e, em muitos casos, imposto de renda estadual retido na folha. O calendário de cada estado entra no escopo.
Consulta Inicial
Vai contratar o primeiro funcionário nos EUA e não sabe o que reter do salário?
Na Consulta Inicial, a AVROS mostra o custo total do empregado, as retenções e o calendário do empregador.